The Role of Each Element of the Project Operator/ Peran Masing-Masing Unsur Penyelenggara Proyek

Dalam rapat pra pelaksana, unsur penyelenggara proyek yang dibahas perannya adalah

1. Atasan langsung peminpin proyek
2. Pemimpin proyek / pemimpin bagian proyek pengawasan
3. Pemimpin proyek/pimpinan bagian proyek fisik
4. Kontraktor
5. Konsultan pengawas

1. PERAN ATASAN LANGSUNG PEMIMPIN PROYEK (Kepala Dinas, Unsur Pemerintah)

• Sebagai moderator dan nara sumber
• Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek
• Menjelaskan bahwa PPTK/PPK ikut bertanggung jawab terhadap review design beserta prosedur survey sampai dengan penyelesaian sebagai pedoman awal pelaksanaan pekerjaan
• lain-lain dianggap perlu

2. PERAN PEMIMPIM PROYEK PENGAWAS (Unsur Pemerintah)

• Menjelaskan kebijaksanaan teknis tentang perlunya review design
• Menjelaskan prosedur review design termasuk

1. Metodologi survey
2. Cara pembuatan gambar kerja
3. Mekanisme proses administrasi review design dan proses addendum kontrak atau memorandum kontrak
4. Menjelaskan kapan review design harus diselesaikan

• Menjelaskan prosedur dan jadwal kerja seluruh tenaga konsultan supervisi mulai dari mobilisasi sampai demobilisasi
• Menjelaskan TOR/ Tugas-tugas dan tanggung jawab kerja seluruh tenaga konsultan supervisi serta kualifikasi personilnya
• Menjelaskan laporan-laporan kemajuan pelaksanaan fisik yang akan dibuat oleh konsultan supervisi dan distribusi laporan-laporan yang terdiri dari :

1. Monthly Executive summary report
2. Monthly progress report
3. Quarterly report
4. Quality control report
5. Technical report
6. Review design /tehnical justification report
7. Technical paper
8. Draft final report
9. Final report
10. Serta kapan waktunya laporan tersebut harus selesai dikirim

• Menjelaskan bahwa konsultan bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen lapangan
• Menjelaskan adanya penilaian performance konsultan atau kontraktor yang sedang melaksanakan pekerjaan
• Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak konsultan
• Secara periodik bagro pengawasan (saat ini P2JJ) akan melakukan uji petik/sertifikasi
• As built drawing harus dibuat sesuai dengan standart yang berlaku
• Menjelaskan adanya keharusan untuk mencari data-data yang berasal dari original design mencakup antara lain :

1. Tipe perkerasan setiap segmen
2. Besar lendutan setiap segmen
3. Lebar perkerasan setiap segmen
4. IRI, RCI
5. Besar CBR setiap segmen
6. Dll

3. PEMIMPIN PROYEK /PEMIMPIM BAGIAN PROYEK FISIK (Unsur pemerintah)

• Sebagai ketua rapat
• Menjelaskan susunan organisasi proyek
• Membahas struktur organisasi pelaksanaan konstruksi yang diusulkan oleh kontraktor maupun yang disarankan oleh konsultan supervisi
• Membahas tugas kontraktor mengenai :

1. Survei dan pembuat gambar kerja
2. Rencana pengadaan personel, peralatan dan bahan
3. Penyiapan Construction sechedule-Financial progress Schedule - S Curve
4. Rencana penyelesaian vector diagram setelah review design

• Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda
• Menjelaskan kapan dan bagaimana proses Serah terima pertama dan terakhir pekerjaan
• Menjelaskan diperlukannya show cause meeting bilamana terjadi keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang mengakibatkan realisasi pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan rencana pelaksanaan pekerjaan
• Menjelaskan bahwa satu bulan sebelumPPHP maka PPKakan mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat sekitar proyek tentang akan selesainya proyek untuk menghindari adanya tagihan utang yang belum dibayar oleh kontraktor kepda masyarakat sekitar proyek
• Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur proyek (PPK, Kontraktor, dan Pengawas) dalam hal perlunya kontraktor request sebelum dimulainya pekerjaan dan sebelum mulainya penerimaaan pekerjaan (waktunya ditentukan oleh PPK Fisik)
• Menjelaskan kapan serah terima lapangan dapat dilakukan
• Menjelaskan kewajiban pembayaran untuk pungutan retribusi atau asuransi
• Menjelaskan prosedur pembongkaran dan penyerahan barang bekas, misalnya bangunan atas jembatan
• Menjelaskan kapan  tanggal mobilisasi terakhir dan  kapan akhir masa konstruksi dan apa sanksi -sanksinya jika tanggal tersebut dilewati
• Menjelaskan standart laporan harian dan mingguan yang sudah merupakan standart baku yang harus dicontoh
• Menjelaskan proses pengusulan  dan pembayaran bulanan (monthly certificat)
• Menjelaskan proses pengujian bahan jalan dan jembatan
• Menjelaskan tidak perlunya  sondir pada awal sebelum dimulainya pekerjaan pondasi jembatan
• Membahas metoda pelaksanaan yang diajukan oleh kontraktor pada saat pelelangan 
• Menjelaskan bahwa quality control untuk pekerjaan jalan menggunakan fasilitas laboratorium yang disediakan oleh kontraktor dari item mobilisasi
• Menekankan tidak adanya biaya tambahan terhadap biaya test sudah termasuk dalam harag satuan penawaran  masing-masing pekerjaan
• Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap masyarakat  dan pemerintah daerah setempat  sehubungan dengan rencana kerja yang nantinya berkaitan  dengan masalah jalan  akses kelokasi quarry , pembebasan lahan terhadap pagar, listrik telepon, PDAM, dll
• Menjelaskan bahwa pihak pemerintah dibebaskan dari adanya tuntutan pihak ketiga jika terjadi kelalaian kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan
• Menekankan barang-barang yang menjadi milim pemerintah
• Membahas mata pembayaran yang spesifik :

1. Beton
2. Pemeliharaan rutin
3. Agregrat untuk bahu jalan
4. Pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan rutin
5. Pelaksanaan pekerjaan pada masa pemeliharaan (warranty period)
6. Penyiapan badan jalan dibayar setelah pekerjaan pondasi diterima

• Menjelaskan adanya tim mutual check selama period kontrak

4. PERAN KONTRAKTOR

Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi :

• Mobilisasi peralatan dan personil
• Survey lapangan meliputi :

1. Drainase
2. Perkerasan jalan
3. Struktur

• Pengembalian kondisi dan pekerjaan minor (dilakukan saat survey lapangan selesai), meliputi :

1. Perkerasan jalan
2. Bahu jalan

• Pemeliharaan rutin (dilaksanakan setelah diterbitkannya SPMK atau dimulainya pekerjaan)
• Rencana kerja dan review design :\

1. Melaksanakan survey untuk pembuatan gambar kerja
2. Membuat gambar kerja (standart survei dan gambar kerja mengacu pada standar yang berlaku)

• Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi
• Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya
• Menjelaskan kualifikasi personil kontraktor yang akan dimobilisasi
• Menjelaskan rencana mobilisasi personil
• Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan serta calon sub kontraknya
• Menjelaskan rencana penggunaan peralatan , meliputi :

1. Jumlah dan jenis peralatan
2. Rencana kedatangan peralatan

• Menjelaskan rencana pengadaan bahan serta surat ijinya, misal :

• Jalan :

1. Aspal
2. Agregrat
3. Tanah timbun

•  Jembatan :

1. Banguan atas

• Lokasi quarry
• Kualitas bahan jalan/struktur, termasuk cara pengujiannya
• Jumlah deposit quarry
• Menjelaskan rencana kerja berdasarkan S-Curve

5 PERAN KONSULTAN PENGAWAS

1. Mencatat seluruh kesepakatan dalam pre construction meeting dan dituangkan dalam berita acara tersendiri sebagai dokumen proyek
2. Mempersiapkan formulir-formulir isian antara lain:

• Laporan harian
• Laporan mingguan
• Laporan bulanan (Monthly progress report )
• Executive summary report
• Survey lapngan  untuk review design
• Kerangka gambar kerja untuk :

1. Rouline maintenence dan reinstatemen
2. Battement/periodic maintenence

• Perhitungn volume / Back up data serta monthly certificate (MC)
• Quality  control
• Contractor's request untuk"

1. Memulai pekerjaan
2. test material
3. penerimaan pekerjaan

• Menjelaskan struktur organisasi konsultan dan tugas dari pada masing-masing personel konsultan
• Menjelaskan personel konsultan yang sudah dimobilsasi dan rencana personil lainnya yang akan dimobilisasi
• Menjelaskan rencana kerja review design :

1. Waktu yang diperlukan untuk survey lapangan
2. Personel yang dilibatkan di dalam survei lapangan
3. Kelengkapan yang diperluakan untuk survei lapangan
4. Ruang lingkup pekerjaan yang akan disurvei
5. alternatif penanganan dari hasil survei lapangan
6. rencana dan gambar kerja yang harus dibuat

• Menegaskan pengambilan lokasi foto dokumentasi : dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksnakan oleh kontraktor

Read More

Pre Construction Meeting-PCM / Rapat Persiapan Pelaksanaan

Rapat persiapan pelaksanaan adalah pertemuan antara pihak proyek (PPTK, Pinpro, Kepala Dinas), Kontraktor dan Konsultan yang dilakukan selambat-lambatnya 14 hari setelah diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) Oleh PPTK, guna membahas dan kemudian menyepakati bersama berbagai hal yang secara umum adalah sebagai berikut :

• Organisasi kerja pelaksanaan konstruksi
• Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan
• Review dan penyempurnaan terhadap construction schedule yang harus sesuai dengan target volume, mutu, dan waktu
• Mobilisasi personil dan peralatan
• Jadual pengadaan bahan dan penggunaan peralatan
• Menyusun rencana pemeriksaan lapangan (mutual check) dan review terhadap simplified design yang ada
• Sumber quarry (sumber bahan/material), estimate kuantitas bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan
• Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat berkaitan dengan pelaksanaan proyek (misalnya masalah jalan akses ke lokasi quarry)

Jadi dengan demikian tujuan peyelenggaraan PCM adalah menyatukan pengertian terhadap keseluruhan isi dokumen kontrak dan membuat kesepakatn-kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam dokumen kontrak serta membahas jalan keluar terhadap kendala-kendala yang mungkin terjadi selama pelaksanaan Konstruksi. Adapun substansi pokok yang dibahas dalam PCM adalah sebagai berikut

Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang :

•  Pekerjaan tambah kurang
• Termination atau forfeiture
• Mobilisasi
• Maintenence and protection of traffic
• Sub leting
• Insurance of works
• Organisasi kerja

A. PROSEDUR ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PEKERJAAN

Pembahasan prosedur administrasi penyelenggaraan proyek yang harus dibahas dalam rapat pra pelaksanaan meliputi :

• Request and Appoval dalam rangka examination of works
• Extension time for completion of works
• Gambar kerja dan Kelengkapannya
• Pengajuan MC (Monthly Certificate)
• Serah terima pertama dan Serah terima akhir pekerjaan
• Pembuatan Adendum kontrak
• Jadual pengadaan bahan, penggunaan peralatan, dan personel
• Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu
• Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaaan lapangan (mutual check) sehubungan dengan review design terhadap simplified design yang ada dalam kontrak

B.TATA CARA DAN PROSEDUR TEKNIS PELAKSANAAN PEKERJAAN

Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan yang perlu dibahas dalam rapat pra pelaksanaan antara  lain :

• Pelaksanaan konstruksi pondasi jembatan dan bangunan atasnya
• Pelaksanaan rigid pavement pada segmen jalan dengan LHR (lalu lintas harian rata-rata) tinggi berikut traffic managemennya
• Pelaksanaan soil stabilization
• Pelaksanaan produksi agregrat untuk pondasi jalan dan perkerasan aspalnya
• Menentukan lokasi sumber bahan material (quarry), estimate kuantitas bahan beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan
• Pendekatan terhadap masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry/angkutan bahan 

SELANJUTNYA...............

BACA JUGA PERAN MASING-MASING  UNSUR PENYELENGGARA PROYEK

Read More

Financial Progress Schedule - S Curve

Financial Progess Schedule - S Curve merupakan suatu monthly construction scedule yang menggambarkan rencana dan realisasi pelaksanaan pekerjaan bulanan kumulatif dinyatakan dalam % terhadap total biaya proyek, Selama construction period yaitu sejak commencement of works (COW) sampai dengan provisional Hand over (PHO)/ Serah terima pertama hasil pekerjaan (PPHP). S Curve ini merupakan alat pengendali baik bagi kontraktor, konsultan pengawas maupun pemilik pekerjaan (pinbagpro, pinpro atau atasan pinpro/pptk terkait), oleh karena itu S-Curve itu menyangkut informasi pekerjaan terkait dengan pembayaran prestasi pekerjaan maka di dalam S-Curve tercatat :

• Nomor pay item
• Deskripsi pay item
• Nama section yang berisi sejumlah pay item
• Kuantitas masing -masing pay item
• Harga satuan masing-masing pay item
• Total harga dari masing-masing pay item
• Rincian kebutuhan biaya bulanan masing-masing pay item dinyatakan dalam prosen terhadap total biaya konstruksi

Dari total % rencana pelaksanaan pekerjaan setiap bulan , dapat dihitung jumlah % kumulatif rencana pelaksanaan pekerjaan tiap bulan  mulai dari COW s/d PHO. Kurva yang menghubungkan % kumulatif rencana pelaksanaan pekerjaan tiap bulan  inilah yang disebut kurva S karena pada umumnya untuk suatu rencana pelaksanaan yang normatif, kurva tersebut terbentuk huruf S. Dengan cara yang sama, sesuai dengan realisasi pelaksanaan dilapangan dibuat kurva yang menghubungkan realisasi bulanan di maksud sebagai alat pengendali.

Read More